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So sparen Sie bei der Dokumentenverwaltung

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Der Tag, an dem Sie sich fragen, wie viel a Dokument Sie werden herausfinden, wie viel Sie können speichern und in diesem Bereich grüner sein. Wir sprechen nicht über Steuermarken oder Steuern im Allgemeinen, das ist ein weiteres heikles Thema, sondern die Produktionskosten und Management von jedem Dokument (Rechnungen, Rechnungen, Lieferscheine ...) von der Erstellung (wir tun dies in Word oder Pdf, um es einfach zu halten) bis zur Ablage irgendwo, oft in Papierform, weil das Gesetz dies wünscht.

Nun, produzieren und ein Dokument verwalten Von Anfang bis Ende kostet es viel, mehr als gedacht und oft mehr als der tatsächliche Wert, der damit verbunden ist Dokument gleich. Es sind Kosten, die Unternehmen und die öffentliche Verwaltung belasten und die unweigerlich von Einzelpersonen, Kunden oder Benutzern getragen werden. Es ist auch eine Umweltkosten, weil es rücksichtslose und schlechte Produktion ist Management von Unterlagen Sie sind eine Quelle der Verschmutzung und des Verbrauchs von Rohstoffen.

In einem Unternehmen ist das Management von dokumentarische Prozesse, das ist die Document Governanceist einer der Bereiche mit dem größten Potenzial in Bezug auf Energieeinsparung, Effizienz und ökologische Nachhaltigkeit. Energieeinsparungen können erzielt werden, indem die Druckerflotte rationalisiert oder durch weniger energieintensive Geräte ersetzt wird. Effizienz durch die Einführung von Prozessen und Tools, die das vereinfachen Dokumenten-Management (zum Beispiel verringern sie die Anzahl der Drucke); Umweltverträglichkeit, zunehmend eine Pflicht für Unternehmen, mit der Annahme umweltfreundlicher Unternehmensrichtlinien.

Wenn wir darüber nachdenken, stellen wir fest, dass dies Dinge sind, die wir alle kennen. Das Problem ist, dass es Unternehmen (aber wir sprechen auch über die öffentliche Verwaltung) schwer fällt, umweltfreundliche Ziele festzulegen und die Umweltauswirkungen von zu analysieren Document Governance, einschließlich Energieverbrauch und Recycling. Im Allgemeinen werden selbst die strategischsten Prozesse nicht überwacht, und wir verlassen uns auf die Sensibilität des Einzelnen: „Doppelseitiges Drucken“ ist der Rat der Klügsten, reicht jedoch allein nicht aus.

Diese Überlegungen sind zum Beispiel in der 'Ricoh Document Governance Index 2012Die Studie, die Ricoh jedes Jahr dem Thema widmet Dokumenten-Management mit besonderem Augenmerk auf das Thema ökologische Nachhaltigkeit. Laut Ricoh, dessen grüne Ausrichtung nicht neu ist, sind die Lücken in Bezug auf Document Governance oft erlauben sie dir nicht, die Chancen eines Menschen zu nutzen Dokumenten-Management wirtschaftlich und umweltfreundlich.

Für Unternehmen, die Kosten und Umweltauswirkungen von reduzieren möchten Dokumenten-Management, Ricoh hat die ins Leben gerufen Programm zur NachhaltigkeitsoptimierungEin Weg, der entwickelt wurde, um das Dokumentenmanagement nachhaltig zu gestalten, indem die Umweltauswirkungen und Kosten dieser Prozesse reduziert werden. Die Ergebnisse, die die Unternehmen erzielen, werden quantifiziert und zertifiziert. Kunden erhalten ein Zertifikat, das die Ausgangssituation mit der nach Durchführung des Projekts vergleicht und die Reduzierung der Umweltbelastung bescheinigt.



Video: Blitzarchiv - das Aktenlager und Aktenarchiv mit Onlineauftrag (Juni 2022).


Bemerkungen:

  1. Ryence

    Gut gemacht, hat mir gefallen!

  2. Anakin

    Ich entschuldige mich für die Einmischung ... Ich habe eine ähnliche Situation. Ich lade Sie zu einer Diskussion ein.

  3. Ham

    Vielen Dank für die wertvollen Informationen. Ich habe das ausgenutzt.

  4. Dulkis

    Es geht über alle Grenzen hinaus.

  5. Feshicage

    Between us, I would ask the users of this forum for help.

  6. Haley

    Ich muss Ihnen sagen, dass Sie auf dem falschen Track sind.

  7. Darryll

    Ich danke Ihnen aufrichtig für Ihre Hilfe.



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